Excel faylini bir vaqtning o'zida qanday almashish mumkin

Excel hujjati ustida ishlash jarayonida ko'pincha unga bir vaqtning o'zida bir nechta odam ulanishi kerak bo'ladi. Va ko'pincha ularning sonini bir necha o'nlab hisoblash mumkin. Shu sababli, hamkorlik masalasi faqat odamlarni bog'lash bilan cheklanib qolmaydi, chunki ular tez va samarali tahrir qilishni o'rganishlari kerak bo'lgan qarama-qarshi o'zgarishlarni amalga oshirishlari mumkin.

Kim qila oladi? Asosiy foydalanuvchi maqomiga ega bo'lgan shaxs. Bir so'z bilan aytganda, hujjat bilan birgalikda ishlash nafaqat mumkin, balki samarali bo'lishi uchun nima qilish kerak?

Umumiy Excel fayli bilan ishlash xususiyatlari

Excelda umumiy fayl bilan ishlash o'ziga xos xususiyatlarga ega. Shunday qilib, ba'zi harakatlar foydalanuvchilar uchun mavjud emas:

1. Jadvallar yaratish.
2. Ssenariylarni boshqarish, shu jumladan ularni ko'rish.
3. Plitalarni olib tashlash.
4. Foydalanuvchilar bir nechta hujayralarni birlashtirish yoki aksincha, ilgari birlashtirilganlarni ajratish imkoniyatiga ega emaslar. 
5. XML ma'lumotlari bilan har qanday operatsiyalar.

Qanday qilib bu cheklovlarni chetlab o'tish mumkin? Siz shunchaki umumiy kirishni olib tashlashingiz kerak va kerak bo'lganda uni qaytarishingiz kerak.

Mana, bir xil elektron jadvalda bir nechta odam bilan ishlayotgan bo'lsangiz, bajarib bo'lmaydigan yoki bo'lmasligi mumkin bo'lgan ba'zi vazifalarga ega yana bir elektron jadval.

Excel faylini qanday almashish kerak

Avval siz qaysi faylni bir vaqtning o'zida bir nechta odamlar tomonidan tahrirlash uchun taqdim etilishi kerakligini tushunishingiz kerak. Bu yangi yoki mavjud fayl bo'lishi mumkin. 

Sozlamalar

Excelda faylni almashish uchun qilishingiz kerak bo'lgan hamma narsa Kitob almashish bo'limida joylashgan bo'lib, uni "Ko'rib chiqish" yorlig'iga o'tish orqali topishingiz mumkin.

Ikki yorliqli oyna ochiladi. Bizni birinchisi qiziqtiradi, u avtomatik ravishda ochiladi. Skrinshotda qizil to'rtburchak bilan belgilangan element yonidagi katakchani belgilashimiz kerak. Uning yordamida biz bir nechta foydalanuvchilarga hujjatni boshqarish imkoniyatini beramiz.

Tahrirlash uchun ruxsatni ochganimizdan so'ng, biz uni sozlashimiz kerak. Buning uchun ikkinchi yorliqni oching.

Parametrlarni kiritgandan so'ng biz harakatlarimizni tasdiqlaymiz. Buning uchun "OK" tugmasini chap tugmasini bosing. Ulashish har qanday kitob, ham yangi, ham mavjud bo'lishi mumkin. Birinchi holda, siz uning nomini topishingiz kerak bo'ladi. 

Shundan so'ng, faylni kompyuteringizga saqlashingiz kerak.

Muhim! Format shunday bo'lishi kerakki, faylni har bir foydalanuvchi o'z elektron jadvallar versiyasi bilan ochishi mumkin.

Umumiy faylni ochish

Siz faylni fayldan foydalanmoqchi bo'lgan ishtirokchilarga kirish huquqiga ega bo'lgan tarmoq ulushiga yoki papkaga saqlashingiz kerak. Katalog tanlangandan so'ng "Saqlash" tugmasini bosish kifoya.

Biroq, umumiy faylni saqlash uchun veb-serverdan foydalanishga ruxsat berilmaydi. 

Yuqorida tavsiflangan barcha operatsiyalarni bajarganingizdan so'ng, siz boshqa odamlarni ulash mumkinligini tekshirishingiz kerak. Buni amalga oshirish uchun "Ma'lumotlar" yorlig'ini oching va uning ostidagi "Ulanishlar" bandini toping. Agar siz uni bossangiz, havolalar yoki havolalarni o'zgartirishingiz mumkin bo'ladi. Agar tegishli tugma bo'lmasa, u holda bog'langan fayllar yo'q.

Keyinchalik, "Status" yorlig'i ochiladi, uning yordamida ulanishlarni tekshirish mumkin. Hamma narsa yaxshi ekanligini "OK" tugmachasi mavjudligi bilan tanib olish mumkin.

Birgalikda Excel ish kitobini qanday ochish mumkin

Excel ham umumiy ish kitobini ochish imkonini beradi. Buning uchun Office tugmasini bosishingiz kerak. Qalqib chiquvchi panel paydo bo'lganda, biz "Ochish" bandini tanlashimiz va almashish uchun ishlatiladigan kitobni tanlashimiz kerak. Shundan so'ng, yana Office tugmasini bosing va pastki qismida joylashgan "Excel Options" oynasini oching.

Ko'rsatilgan oynaning chap tomonida siz sozlamalar toifasini tanlashingiz mumkin, ammo biz eng umumiy parametrlarni o'z ichiga olgan birinchisiga qiziqamiz.

Keyinchalik, "Shaxsiy sozlamalar" bandiga o'ting, u erda siz foydalanuvchilarni filtrlash imkonini beruvchi ma'lumotlarni ko'rsatishingiz kerak - foydalanuvchi nomi, taxallus.

Ushbu operatsiyalarni bajargandan so'ng, hujjatdagi ma'lumotlarni tahrirlash yoki ba'zi ma'lumotlarni qo'shish mumkin bo'ladi. O'zgarishlarni amalga oshirgandan so'ng ularni saqlashni unutmang.

Bu ba'zan saqlashda muammolarga olib kelishi mumkin. Misol uchun, almashish faqat birinchi ochilish uchun mavjud va hujjatni ikkinchi marta ochishga harakat qilganingizda, dastur xatolik yuz beradi. Bu quyidagi sabablarga ko'ra sodir bo'lishi mumkin:

1. Agar bir nechta ishtirokchilar bir vaqtning o'zida bir katakka ma'lumotlarni kiritsa. Yoki boshqa qism.
2. Ish kitobining hajmini oshirishga olib keladigan o'zgarishlar jurnalini yaratish. Bu muammolarga olib keladi.
3. Foydalanuvchi ulashishdan olib tashlandi. Bunday holda, o'zgarishlarni saqlash faqat uning kompyuterida ishlamaydi. 
4. Tarmoq resursi haddan tashqari yuklangan.

Muammoni hal qilish uchun siz quyidagi amallarni bajarishingiz kerak:

1. O'zgarishlar jurnalini o'chiring yoki undan ortiqcha ma'lumotlarni o'chirib tashlang. 
2. Hujjat ichidagi ortiqcha ma'lumotlarni olib tashlang.
3. Ulashishni qaytadan boshlang. 
4. Excel hujjatini boshqa ofis muharririda oching va keyin uni xls formatida qayta saqlang.

To'g'ri, so'nggi versiyalarda bu xato eskilarida bo'lgani kabi tez-tez sodir bo'lmaydi.

A'zolar faoliyatini qanday ko'rish mumkin

Birgalikda ishlash jarayonida ishtirokchilardan biri biror narsani buzmasligi uchun siz doimo kuzatib borishingiz kerak. Shuning uchun, ulardan biri tomonidan qanday harakatlar sodir bo'lganligini tushunishni o'rganishingiz kerak. Buning uchun siz quyidagi amallarni bajarishingiz kerak.

1. "Ko'rib chiqish" yorlig'iga o'ting va u erda "Tuzatmalar" bandini toping. Menyuda "Tuzatmalarni tanlash" bandini tanlang.
   

   

2. Keyinchalik, foydalanuvchilar tomonidan qanday o'zgarishlar kiritilganligini bilib olishingiz mumkin bo'lgan oyna paydo bo'ladi. Ushbu ro'yxat avtomatik ravishda yaratiladi. Ushbu muloqot oynasidagi tegishli element yonidagi katakchaga qarab, bu haqiqatan ham shunday ekanligini tekshirishingiz mumkin.
   

   

    Bunday holda, yuqori chap burchakdagi ro'yxatda faqat oxirgi saqlashdan keyin kiritilgan o'zgarishlar ko'rsatiladi. Bu qulaylik uchun qilingan, siz jurnalda har doim oldingi tahrirlarni ko'rishingiz mumkin.

3. Har bir ishtirokchiga ma'lum bir rang beriladi, uning yordamida siz o'zgarishlarni kim kiritganini tushunishingiz mumkin. Yorliqlar yuqori chap burchakda joylashgan. Shuningdek, siz vaqt, ma'lum bir foydalanuvchi yoki ma'lum bir diapazondagi o'zgarishlarni kuzatishni o'rnatishingiz, shuningdek ularning ko'rinishini o'chirib qo'yishingiz mumkin.
   

   

4. Bunday belgiga ega bo'lgan katak ustiga kursorni olib borganingizda, o'zgarishlarni kim amalga oshirganini tushunishingiz mumkin bo'lgan kichik blok paydo bo'ladi.
   

   

5. Tuzatishlarni ko'rsatish qoidalariga tuzatishlar kiritish uchun sozlamalar oynasiga qaytishingiz kerak, so'ngra o'zgarishlarni ko'rish uchun boshlang'ich nuqtani belgilashingiz mumkin bo'lgan "Vaqt bo'yicha" maydonini topishingiz kerak. Ya'ni, tuzatishlar ko'rsatiladigan vaqt. Siz oxirgi saqlashdan keyingi davrni belgilashingiz, barcha o'zgarishlarni faqat ko'rilmagan barcha vaqtlar uchun ko'rsatishga sozlashingiz yoki ular ko'rsatiladigan sanani belgilashingiz mumkin.
   

   

6. Bundan tashqari, faqat ma'lum bir a'zo tomonidan kiritilgan tuzatishlar ko'rinishini boshqarishingiz mumkin.
   

   

7. Tegishli maydondan foydalanib, siz buyruqning harakatlari qayd etiladigan varaq oralig'ini belgilashingiz mumkin.

To'g'ri joylarda tegishli katakchalarni belgilash orqali boshqa o'zgarishlarni ham amalga oshirishingiz mumkin.

O'zgarishlar ro'yxati o'lik vazn emas. Asosiy foydalanuvchi boshqa ishtirokchilarning tahrirlarini ko'rib chiqishi, ularni tasdiqlashi yoki rad etishi mumkin. Buni qanday qilish kerak?

1. "Ko'rib chiqish" yorlig'iga o'ting. Foydalanuvchi tuzatishlarni boshqarishi mumkin bo'lgan "tuzatishlar" menyusi mavjud. Qalqib chiquvchi panelda siz "Tuzatmalarni qabul qilish / rad etish" variantini tanlashingiz kerak, shundan so'ng tuzatishlar ko'rsatiladigan oyna ko'rsatiladi.
   

   

   

2. Tahrirlarni tanlash yuqorida tavsiflangan mezonlarga muvofiq amalga oshirilishi mumkin: vaqt bo'yicha, ma'lum bir foydalanuvchi tomonidan yoki ma'lum bir diapazonda. Kerakli parametrlarni o'rnatgandan so'ng, OK tugmasini bosing.
3. Keyinchalik, oldingi bosqichda o'rnatilgan shartlarga javob beradigan barcha sozlashlar ko'rsatiladi. Siz ma'lum bir tahrirga rozi bo'lishingiz yoki oynaning pastki qismidagi tegishli tugmani bosish orqali uni rad etishingiz mumkin. Shuningdek, sozlashlarni to'liq qabul qilish yoki rad etish mumkin.
   

   

Endi kerakli tuzatishlar qoldirildi, ortiqchalari esa olib tashlandi.

Excel faylidan foydalanuvchini qanday olib tashlash mumkin

Vaqti-vaqti bilan foydalanuvchilarni hammualliflikdan olib tashlash kerak bo'ladi. Ko'p sabablar bo'lishi mumkin: ularga boshqa topshiriq berildi, ishtirokchi boshqa kompyuterdan tahrir qila boshladi va hokazo. Excelda bu vazifani bajarish umuman qiyin emas.

Birinchidan, "Ko'rib chiqish" yorlig'ini oching. "O'zgarishlar" guruhi mavjud, bu erda "Kitobga kirish" opsiyasi mavjud.

Shundan so'ng, ekranda biz ilgari ko'rgan oyna paydo bo'ladi. Jadvalga o'zgartirishlar kiritishi mumkin bo'lgan barcha odamlar ro'yxatini "Tahrirlash" yorlig'ida topish mumkin. Ayni paytda bizga kerak bo'lmagan foydalanuvchini olib tashlash uchun uni ushbu ro'yxatda topishingiz kerak, sichqonchaning chap tugmachasini bosib uni tanlang va pastda joylashgan "O'chirish" tugmasini bosing.

Keyinchalik, Excel foydalanuvchini ushbu ishtirokchi ish kitobiga o'zgartirish kiritayotgan bo'lsa, kiritgan tuzatishlar saqlanmasligi mumkinligi haqida ogohlantiradi. Agar rozi bo'lsangiz, "OK" tugmasini bosing va foydalanuvchi boshqa ulashilmaydi.

Umumiy ish kitobidan foydalanishni qanday cheklash mumkin

Umumiy hisob kitobidan foydalanishni cheklashning eng yaxshi usuli foydalanuvchini olib tashlashdir. Agar bu mos kelmasa, siz ma'lum bir ishtirokchi tomonidan kitobni ko'rish yoki tahrirlash huquqini o'rnatishingiz mumkin.

Aytish joizki, ba'zi cheklovlar sukut bo'yicha almashish uchun o'rnatilganligini yodda tutish kerak. Ular yuqorida tavsiflangan. Keling, ularni eslaylik, chunki takrorlash - o'rganishning onasi.

1. Ma'lumotlarni avtomatik yangilaydigan va boshqa ko'plab xususiyatlarga ega aqlli jadvallarni yaratish taqiqlanadi.
2. Siz skriptlarni boshqara olmaysiz. 
3. Varaqlarni o'chirish, hujayralarni ulash yoki ajratish bo'yicha o'rnatilgan cheklov mavjud.
4. XML ma'lumotlarida barcha operatsiyalarni bajaring. Oddiy so'zlar bilan aytganda, katta hajmdagi ma'lumotlarni, jumladan, ularning massivlarini tahrirlashda cheklovlar mavjud. XML yangi boshlanuvchilar uchun eng tushunarsiz fayl turlaridan biridir, ammo bu juda oddiy. Ushbu turdagi fayllar yordamida siz hujjatga ommaviy o'zgartirishlar kiritish orqali ma'lumotlarni uzatishingiz mumkin. 

Oddiy qilib aytganda, hammualliflik hujjatda standart operatsiyalarni bajarishga imkon beradi, ammo ko'proq professional variantlar faqat bir kishi uchun mavjud. Buning sababi shundaki, bir xil makroslar yoki XML to'plamidagi o'zgarishlarni orqaga qaytarish biroz qiyinroq. 

Ulashishni o'chirib qo'yish va keyin uni qayta yoqish Excel foydalanuvchilari nima qila olishini cheklashning yana bir usuli hisoblanadi. Siz kerakli o'zgarishlarni o'zingiz qilishingiz mumkin, shu bilan boshqa odamlarni biror narsani tahrir qilish imkoniyatidan vaqtincha mahrum qilasiz.

Buning uchun siz ushbu bosqichlarni bajarishingiz kerak.

1. "Ko'rib chiqish" yorlig'ini oching, "Tuzatmalar" bandiga o'ting va ochilgan menyudan "Tuzatishlarni ajratib ko'rsatish" bandini tanlang.
2. Shundan so'ng, "Foydalanuvchi" va "Diapazonda" bandlari yonidagi katakchalarni olib tashlashingiz kerak bo'lgan oyna paydo bo'ladi.
3. Shundan so'ng, ma'lumotlarni zaxiralash uchun zarur bo'lgan o'zgarishlar jurnali paydo bo'ladi.

Shundan so'ng siz almashishni o'chirib qo'yishingiz mumkin. Buni amalga oshirish uchun lentadagi xuddi shu yorliqda "Kitobga kirish" bandini tanlang va "Bir nechta foydalanuvchilarga faylni o'zgartirishga ruxsat berish" belgisini olib tashlang.

Bo'ldi, endi ulashish o'chirilgan.

Shunday qilib, Excelda hammualliflikni sozlash juda oson. Albatta, hujjatdan to'liq foydalanishga imkon bermaydigan ba'zi cheklovlar mavjud. Ammo ular juda oddiy hal qilinadi, ulashishni bir muddat o'chirib qo'yish kifoya, keyin kerakli o'zgarishlar kiritilgandan so'ng uni yoqing.