Excelda ma'lumotlarni guruhlash va guruhdan chiqarish. Fotosurat bilan bosqichma-bosqich ko'rsatmalar

Hozir axborot asri. Odamlar har kuni qayta ishlashlari kerak bo'lgan ma'lumotlar miqdori tobora ortib bormoqda. Bu hayotning barcha mumkin bo'lgan sohalariga, shu jumladan ish uchun ham amal qiladi. Hozirgi vaqtda inson faoliyatining tobora ko'proq sohalari mavjud bo'lib, ularda katta hajmdagi ma'lumotlarni tezda qayta ishlash qobiliyatiga keskin ehtiyoj seziladi.

Buni amalga oshirishga imkon beruvchi Excel xususiyatlaridan biri guruhlashdir. Gap shundaki, ma'lumotni tizimlashtirish barcha mavjud ma'lumotlar bilan emas, balki faqat kichik qismlar bilan ishlashga yordam beradi. Agar siz bir xil turdagi ma'lumotlarni bitta blokda to'plasangiz, bu kompyuter uchun ham, odamning o'zi uchun ham osonroq bo'ladi. Axborotning tuzilishi talabga ega bo'lmagan soha deyarli yo'q:

1. Savdo ma'lumotlarini qayta ishlash. Omborlar muntazam ravishda har xil narxlari, vazni, etkazib beruvchisi, nomi va boshqalar bilan turli xil tovarlarning katta partiyalarini oladi. Ma'lumotlarning tuzilishi ushbu ma'lumotlar majmuasida harakat qilishni osonlashtiradi.
2. Tadqiqotlar. Ta'lim va o'z-o'zini tarbiyalash sifati ma'lumotlarning qanchalik to'g'ri tuzilganligi bilan chambarchas bog'liq. Shuning uchun, agar siz bir xil turdagi ma'lumotlarni yonma-yon to'g'ri guruhlasangiz, nafaqat statistika bilan bog'liq amaliy vazifalarni, masalan, nazariy vazifalarni bajarish, uy vazifalarini tashkil qilish va hokazolarni bajarish osonroq bo'ladi.
3. Buxgalteriya hisoboti. Buxgalterlar muntazam ravishda raqamlar bilan shug'ullanishlari kerak, ularning har biri boshqa raqamlar bilan bog'liq. Va uXNUMXbuXNUMX bir-biriga bog'langan ko'p sonli qiymatlar va boshqa turdagi ma'lumotlar bilan ishlashni qulayroq qilish uchun ma'lumotlarni guruhlashdan foydalanish juda qulay.

Shuningdek, ma'lumotlarni guruhlash funksiyasi eskirgan ma'lumotlarni yashirish imkonini beradi. Keling, u qanday ishlashini va undan qanday foydalanishni ko'rib chiqaylik.

Funktsiya parametrlarini qanday o'rnatish kerak

Ma'lumotlarni guruhlash bilan ishlash uchun avval uni sozlash kerak. Buni amalga oshirish uchun "Ma'lumotlar" yorlig'iga o'ting va u erda "Tuzilish" variantini toping. Keyinchalik, pastki o'ng burchakda tugmachani topishingiz kerak bo'lgan qalqib chiquvchi panel paydo bo'ladi.

Shundan so'ng, tegishli katakchalarni tanlashingiz va OK tugmasini bosishingiz kerak bo'lgan oyna paydo bo'ladi. Ushbu sozlamalar ma'lumotlar qanday ko'rsatilishini nazorat qiladi.

muhim: amalda ko'pchilik ma'lumotlar ostida jami ko'rsatishni noqulay deb hisoblaydi. Shuning uchun siz ushbu katakchani belgisiz qoldirishingiz mumkin. Shuningdek, "Avtomatik uslublar" katagiga belgi qo'yish tavsiya etiladi.

Ushbu amallarni bajarganingizdan so'ng, siz darhol ma'lumotlarni guruhlashni boshlashingiz mumkin.

Ma'lumotlarni qatorlar bo'yicha qanday guruhlash mumkin

Endi amalda qatorlarni guruhlash uchun nima qilish kerakligini aniqlaylik.

1. Biz guruhlamoqchi bo'lganlar ustiga yoki pastiga yangi qator yarating. Bularning barchasi oldingi bosqichda natijalarni ko'rsatishning qaysi usuli tanlanganiga bog'liq.
2. Keyingi qadam qo'shilgan qatorning yuqori chap katakchasida jadval sarlavhasini yaratishdir. Bu ma'lum bir asosda umumiy bo'lgan hujayralar birlashtiriladigan guruhning nomi bo'ladi.
3. Yangi yaratilgan qator ostidagi yoki uning ustidagi barcha hujayralarni tanlang (birinchi bosqichda qilgan ishimizga qarab). Shundan so'ng, biz ma'lumotlar yorlig'ida "Tuzilish" tugmasini qidiramiz va u erda "Guruh" variantini topamiz. Qalqib chiquvchi paneldagi o'qni yoki buyruq nomini emas, balki belgini bosish muhim emas.

Agar siz hali ham pastga o'qni bossangiz, qo'shimcha menyu paydo bo'ladi, unda siz guruhlash funktsiyasini tanlashingiz yoki tuzilma yaratishingiz mumkin. Biz bu bosqichda birinchi navbatda guruhlashdan manfaatdormiz.

Shundan so'ng, biz guruhlash amalga oshiriladigan asosiy xususiyatni tanlaymiz. Bu satrlar yoki ustunlar bo'lishi mumkin. Agar siz hech narsani o'zgartirmasangiz, sukut bo'yicha birinchi element tanlanadi. Sozlamalar kerakli tarzda o'rnatilganligiga ishonch hosil qilganimizdan so'ng, biz OK tugmasini bosish orqali harakatlarimizni tasdiqlashimiz kerak. Biz qatorlar bo'yicha guruhlanganimiz sababli, biz hech narsani o'zgartirishimiz shart emas, faqat ikki marta tekshirishimiz kerak.

muhim: agar ob'ektlarni guruhlashni boshlashdan oldin siz koordinatalar panelida katakchani emas, balki butun ustunlar yoki satrlarni tanlasangiz, bu dialog oynasi paydo bo'lmaydi. Dastur o'z-o'zidan nima qilish kerakligini aniqlaydi.

Chiziqlar guruhlanganligini koordinatalar panelidagi minus belgisi bilan tushunishimiz mumkin. Bu bizga ma'lumotlar oshkor qilinganligini bildiradi. Endi biz ushbu belgini bosish yoki 1-tugmachani biroz balandroq bosish orqali ularni yashirishimiz mumkin (bu guruhlash darajasini bildiradi).

Biz chiziqlar yashiringanini va minus belgisi plyusga o'zgarganini ko'ramiz. Kerakli qatorni ochish uchun uni bosishingiz mumkin, so'ngra dastur buni o'zi bajaradi. Agar siz barcha chiziqlarni kengaytirishingiz kerak bo'lsa, u holda bu holda koordinatalar panelining tepasida joylashgan "2" tugmasini bosishingiz kerak.

Ustunlarni qanday guruhlash kerak

Ustunlarni guruhlash uchun harakatlar algoritmi taxminan bir xil:

1. Sozlamalarda qanday variantlarni tanlaganimizga qarab, guruhlanadigan maydonning chap yoki o'ng tomoniga yangi ustun qo'yishimiz kerak.
2. Biz paydo bo'lgan ustunning eng yuqori katagiga guruh nomini yozamiz.
3. Biz guruhlashimiz kerak bo'lgan barcha ustunlarni tanlaymiz (birinchi bosqichda qo'shganimizni qoldiring), so'ngra yuqorida tavsiflangan algoritmga o'xshash "Guruh" tugmasini bosing.
4. Endi biz kichik oynadagi "Ustunlar" bandini bosishimiz va "OK" tugmasini bosishimiz kerak.
5. Omad.

Eslatma. Xuddi qatorlarni guruhlashda bo'lgani kabi, gorizontal koordinata satrida butun ustunlarni tanlasak, kichik dialog oynasini olmaymiz.

Ko'p darajali guruhlashni qanday qilish kerak

Excel - bu funktsional dastur, lekin uning imkoniyatlari yuqoridagi misollarda tasvirlanganidek, bir darajali guruhlash bilan tugamaydi. Hujayralarni bir necha darajalar bo'yicha guruhlash qobiliyati ham mavjud. Bu quyidagi tarzda amalga oshiriladi:

1. Boshlash uchun asosiy guruh yuqorida tavsiflangan tarzda yaratilgan. Keyin unga kichik guruhlar qo'shiladi.
2. Shundan so'ng biz asosiy guruh ochilganligiga ishonch hosil qilamiz. Unda biz yuqorida tavsiflangan harakatlarni ham bajaramiz. Muayyan qadamlar odamning satrlar yoki ustunlar bilan ishlayotganiga bog'liq.
3. Natijada bir necha darajadagi guruhlar yaratilishi mumkin.

Ma'lumotlarni guruhdan chiqarish bo'yicha ko'rsatmalar

Oldindan yaratilgan guruh yoki kichik guruh endi kerak bo'lmaganda vaziyat yuzaga kelishi mumkin. Buning uchun alohida funktsiya mavjud - "Guruhdan ajratish". Uni amalga oshirish uchun siz quyidagi bosqichlarni bajarishingiz kerak:

1. Guruhning bir qismi bo'lgan elementlarni tanlang.
2. "Ma'lumotlar" yorlig'ini oching.
3. Biz u erda "Tuzilish" guruhini topamiz, uni quyidagi o'q bilan oching.
4. U erda "Guruhdan ajratish" tugmasini bosing. Yozuvni emas, balki belgini bosish juda muhimdir.

Keyinchalik, biz guruhni ajratmoqchi bo'lgan narsani tanlaymiz. Biz avval guruhlangan narsalarga qarab mos keladigan narsani tanlaymiz. Amalni tugatgandan so'ng, OK tugmasini bosing.

Diqqat! Agar bundan oldin ko'p darajali guruhlash tuzilgan yoki bir nechta turli guruhlar yaratilgan bo'lsa, unda ularni alohida isloh qilish kerak.

Mana shunday natijani ham olamiz.

Bu hujayralarni ajratishning umumiy algoritmi, ammo har qanday biznesda bo'lgani kabi, ko'plab nuanslar mavjud. Keling, ularni batafsil ko'rib chiqaylik.

Qanday qilib varaqlarni ajratish mumkin

Vaqti-vaqti bilan varaqlarni guruhdan ajratish kerak bo'lishi mumkin. Buning uchun siz quyidagi harakatlar ketma-ketligini bajarishingiz kerak:

1. Boshlash uchun biz guruhlangan varaqlarni topamiz. Agar varaqlar oldindan guruhlangan bo'lsa, ular bir xil rangda ko'rsatiladi yoki sarlavha qalin bo'ladi.
2. Shundan so'ng, siz guruhdagi varaqlardan birini sichqonchaning o'ng tugmasi bilan bosishingiz kerak, so'ngra kontekst menyusidagi "Guruhlarni ajratish" tugmasini bosing. Endi ular guruhlardan ajratiladi va barcha o'zgarishlar ularga boshqalardan mustaqil ravishda kiritiladi.

Varaqlarni guruhdan chiqarishning yana bir usuli Shift tugmasidan foydalanish va keyin guruhdan ajratmoqchi bo'lgan guruhdagi faol varaqni bosishdir. Ya'ni, siz guruhdan ajratish kerak bo'lgan guruhni belgilashingiz kerak, so'ngra yorliqlardan birini bosing va Shift tugmachasini bosib ushlab turganda ustiga bosing.

O'zgartirishlar kiritilgandan so'ng, siz ba'zi varaqlarni guruhlashingiz mumkin. Buni amalga oshirish uchun Ctrl yoki Cmd tugmachalarini bosing (birinchisi Windows operatsion tizimida ishlaydigan kompyuterlar uchun, ikkinchisi esa Apple texnologiyasi uchun) va tugmani ushlab turganda navbat bilan guruhga birlashtirmoqchi bo'lgan varaqlarni bosing. Shundan so'ng, dastur foydalanuvchi uchun hamma narsani qiladi.

Qo'lda guruhlangan ma'lumotlarni qanday ajratish mumkin

Hujayralarni guruhdan chiqarishdan oldin, avval ular qanday guruhlanganligini tushunishingiz kerak: qo'lda yoki avtomatik. Qo'lda guruhlash yuqorida tavsiflangan usul hisoblanadi. Guruhlarni avtomatik yaratish - ular ma'lum funktsiyalar yordamida yaratilganda. Masalan, oraliq jamlamalarni hosil qilgandan keyin. Ushbu imkoniyatdan foydalanilganligini "Oraliq natijalar" qatoridan tushunish mumkin.

Agar ma'lumotlar bir xil nomdagi funksiya orqali guruhlangan bo'lsa Excel, keyin uni tarqatib yuborish uchun siz guruh joylashtirilganligiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Agar yo'q bo'lsa, chap tomondagi yon paneldagi + tugmasini bosishingiz kerak. Guruh joylashtirilganligi, biz tugmachani o'sha joyda hukm qilishimiz mumkin. Guruhni kengaytirganimizda, biz yashirin qatorlarni ham, guruhlarni ham ko'ra boshlaymiz. Shundan so'ng, klaviatura yoki sichqonchaning chap tugmasi yordamida guruhdagi barcha hujayralarni tanlang, so'ngra - yuqorida tavsiflangan algoritmga muvofiq.

Qo'lda guruhlangan hujayralarni guruhdan chiqarishning yana bir usuli borligini kam odam biladi - tezkor tugmalar yordamida.

Buning uchun avval guruhlangan ustunlarni tanlashingiz kerak, so'ngra Alt + Shift + Chap strelka tugmachalarini bosing. Agar ish Mac OS ostida boshqariladigan kompyuterda amalga oshirilsa, unda siz Buyruq + Shift + J tugmalar birikmasidan foydalanishingiz kerak.

Avtomatik ravishda guruhlangan ma'lumotlarni qanday ajratish mumkin

Agar oldingi xatboshida o'tkazilgan tekshirish natijasida ma'lumotlar avtomatik ravishda guruhlanganligi aniqlansa, unda hamma narsa biroz murakkabroq, chunki bu holda standart guruhni ajratish funktsiyasi ishlamaydi. Harakatlar ma'lumotlarni guruhlash aynan nima amalga oshirilganiga bog'liq. Agar bu "Subjam" funktsiyasi bo'lsa, unda harakatlar ketma-ketligi quyidagicha bo'ladi:

1. Biz bir xil yorliqni asosiy paneldagi ma'lumotlar bilan ochamiz (yoki lenta, chunki u ham tez-tez deyiladi).
2. Biz "Subjalls" tugmasini bosganimizdan so'ng (bu biz ikkinchi qadam sifatida qilishimiz kerak), bizda oyna paydo bo'ladi. Tugmaning o'zi bir xil bo'limda joylashgan - Struktura. Shundan so'ng, biz "Hammasini o'chirish" tugmasini bosishimiz kerak bo'lgan oyna paydo bo'ladi. Uni oynaning pastki chap burchagida yoki boshqa joyda topish mumkin (Office versiyasiga va maxsus jadval dasturiga qarab).

Diqqat! Bu usul nafaqat guruhni, balki oraliq summalarni ham olib tashlaydi. Shuning uchun, agar siz ularni saqlashingiz kerak bo'lsa, guruh elementlarini boshqa varaqqa ko'chirib, ularni guruhlanmaganlar sifatida ishlatish yaxshiroqdir.

Ma'lumotlarni guruhlash yoki guruhdan chiqarish uchun jadval bilan har qanday operatsiyalar uchun kuchli tavsiya. Buni amalga oshirishdan oldin, siz asl jadvalning nusxasini qilishingiz kerak. Bunday holda, agar biror narsa rejaga muvofiq ketmasa, hujjatning asl ko'rinishini tiklashingiz mumkin.

Shunday qilib, Excel ma'lumotlarni tizimlashtirish uchun juda keng funksionallikka ega. Albatta, u odam uchun hamma narsani qila olmaydi, lekin u tuzilgan ma'lumotlar bilan ishlashni yanada qulayroq tashkil qilish imkonini beradi. Qolganini odam bajarishi kerak. Biroq, bu juda ko'p sonli va matnli ma'lumotlar bilan ishlashga majbur bo'lganlar uchun juda foydali bo'lgan juda funktsional vositadir.